Air Export Administrative Agent | Machelen | Contract van 1 jaar

Vacature: Administratief Medewerker Luchtvracht Export (Air Export Administrative Agent)

Voor een internationaal bedrijf zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker Luchtvracht Export.
Het gaat om een tijdelijke opdracht van één jaar, met mogelijkheid om nadien intern door te groeien indien er opportuniteiten zijn.

Je krijgt tijdens de eerste maand een grondige opleiding door de collega die je zal vervangen. Nadien beheer je jouw dossiers zelfstandig.

Je werkt vanuit de receptie, waar je naast administratieve taken ook instaat voor het onthaal van bezoekers en de telefonie. De functie bestaat uit ongeveer 80% administratieve taken en 20% receptie- en onthaalwerk.

Je rapporteert aan de Export Lead Agent, Supervisor en Manager.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Opvolgen en traceren van luchtvrachtzendingen via online systemen en e-mail.
• Klanten informeren over eventuele vertragingen van hun zending.
• Opvolgen van actieve containerleasing bij het einde van de lease.
• Opvolgen van passieve zendingen en toezien op de correcte opslag, waaronder temperatuurcontrole.
• Indienen van voorlopige schadeclaims bij luchtvaartmaatschappijen.
• Uploaden van documenten in het eDoc-systeem.
• Uitvoeren van receptie- en onthaaltaken.
• Opvolgen van DLY-codes en EDE-fouten.
• Werken volgens de Standard Operating Procedures (SOP's) van de klant en deze up-to-date houden.
• Meedenken over verbeteringen van de operationele processen.
• De vooropgestelde KPI's behalen volgens de bedrijfsprocedures.
• Werken volgens de geldende interne procedures, klantvereisten en wettelijke regelgeving.

• Kennis van het luchtvrachtproces en transportdocumenten, bijvoorbeeld via een opleiding Transport en Logistiek (zoals de VDAB-opleiding) of een gelijkaardige achtergrond.
• Sterke administratieve vaardigheden en een nauwkeurige manier van werken.
• Goede organisatorische vaardigheden.
• Goede computervaardigheden en de bereidheid om met interne bedrijfssystemen te werken.
• Een proactieve ingesteldheid.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Een verzorgde en professionele uitstraling, aangezien je bezoekers ontvangt aan de receptie.
• Een uitstekende kennis van het Engels. Engels is de voertaal binnen het bedrijf. Daarnaast beschik je over een goede kennis van het Nederlands.
• Geen 9-tot-5-mentaliteit.
• De bereidheid om de bedrijfscultuur, interne procedures (policies) en dresscode te respecteren.