Job Description
Vi söker nu en strukturerad och serviceinriktad gruppadministratör till ett långsiktigt uppdrag inom kollektivtrafik och investeringsprojekt i Stockholm. Rollen passar dig som trivs med många kontaktytor, varierande administrativa arbetsuppgifter och ett högt tempo där struktur, framförhållning och god prioriteringsförmåga är avgörande.
Om uppdraget
Som gruppadministratör kommer du att stötta en projektgrupp som ansvarar för flera större investeringar inom bland annat buss, pendeltåg, depåer, terminaler och elektrifiering.
Du fungerar som gruppens administrativa nav och arbetar brett med bland annat behörigheter, dokumenthantering, diarieföring, fakturor, budgetuppföljning, konsultadministration och onboarding.
Arbetet är till viss del händelsestyrt, vilket innebär att du behöver kunna växla mellan olika arbetsuppgifter och snabbt prioritera om när verksamhetens behov förändras.
Arbetsuppgifter
Vara gruppens huvudadministratör i passersystem och hantera bland annat registrering av uppdrag och behörigheter
Stödja projekten med löpande diarieföring
Administrera dokumenthanteringssystem, inklusive behörigheter och mappstrukturer
Stödja administrativa delar vid större projektmoment och projektöverlämningar
Administrera åtaganden och SOW
Ta emot och fördela fakturor
Följa upp budget och administrera utökningar vid behov
Hantera konsultavrop, förlängningar och förändringar av befintliga konsultuppdrag
Genomföra onboarding, exempelvis beställning av behörigheter och hårdvara
Hantera administrativa beställningar, informationsflöden och uppföljningar
Samverka med projektmedlemmar, interna funktioner och externa parter
Bidra till att förbättra administrativa rutiner, processer och arbetssätt
Obligatoriska krav
Vi söker dig som har:
Som lägst gymnasieexamen
Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet
Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet
Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration
Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation
Erfarenhet från minst ett uppdrag eller en anställning där du har identifierat, föreslagit och genomfört förbättringar i administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service
Minst 3 års erfarenhet av Microsoft 365
God förmåga att snabbt sätta dig in i nya administrativa system och digitala verktyg
Mervärdeskrav
Det är meriterande om du har:
Minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare, exempelvis beställning av passerkort, behörigheter, dator, telefon eller annan utrustning
Personliga egenskaper
För att lyckas i rollen ser vi att du är:
Ansvarsfull och initiativtagande
Serviceinriktad och lösningsorienterad
Strukturerad med god prioriteringsförmåga
Självständig och van att driva dina arbetsuppgifter framåt
Kommunikativ och tydlig
Samarbetsorienterad och relationsskapande
Flexibel och trygg i att hantera förändrade prioriteringar
Intresserad av samhällsutveckling och kollektivtrafik
Du behöver trivas med att vara spindeln i nätet och ha förmågan att ligga steget före för att skapa struktur och underlätta för dina kollegor.
Viktigt
Uppdraget kan komma att placeras i säkerhetsklass, vilket innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kan bli aktuellt.
Uppdragsinformation
Omfattning: 100 %, 40 timmar per vecka
Plats: Kungsholmen, Stockholm
Arbetsform: möjlighet till både arbete på plats och på distans utifrån verksamhetens behov och beställarens godkännande
Sista ansökningsdag: 4 september 2026
Om Soros Consulting
Soros Consulting arbetar med kvalificerad konsultförmedling inom IT, teknik och verksamhetsutveckling. Vi matchar erfarna specialister med uppdrag där deras kompetens skapar tydliga resultat. Vårt fokus är kvalitet, långsiktighet och att skapa goda förutsättningar både för konsulter och uppdragsgivare genom tydlighet, professionalism och hållbara relationer.
Tveka inte på att skicka in din ansökan redan idag!