Administratieve medewerker internationale evenementen

Als administratief medewerker internationale evenementen:

• Bied je administratieve ondersteuning bij de organisatie van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale evenementen.
• Volg je diverse mailboxen op en zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van aanvragen en vragen.
• Ondersteun je bij de opmaak en opvolging van programma's voor internationale delegaties.
• Plan en organiseer je overlegmomenten met interne en externe stakeholders.
• Sta je in voor de praktische voorbereiding van evenementen, waaronder zaalreservaties, catering, audiovisuele ondersteuning, hotel- en restaurantboekingen en signalisatie.
• Vraag je offertes op en verzorg je de administratieve opvolging van bestellingen en bestelbonnen.
• Werk je mee aan het beheer en de verdere ontwikkeling van de CRM-database voor internationale relaties.
• Zorg je voor een correcte registratie en opvolging van gegevens met betrekking tot delegaties, missies en evenementen.
• Ondersteun je de organisatie van dienstreizen van leden van de dienst en van het universitaire bestuur.
• Werk je mee aan projecten van de adviseurs internationale relaties, zoals internationale netwerken en specifieke ondersteuningsprogramma's.
• Ondersteun je collega's bij de organisatie van grotere evenementen en ben je, waar nodig, aanwezig tijdens evenementen.
• Denk je actief mee over efficiëntere administratieve processen en een optimale werking van de afdeling.
• Begeleid je waar nodig jobstudenten en vrijwilligers.

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Ervaring in een internationale omgeving of internationale context is een pluspunt.
• Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je drukt je vlot uit in het Nederlands én het Engels. Kennis van het Frans is een meerwaarde.
• Je behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende dossiers gelijktijdig lopen.
• Je bent organisatorisch sterk en denkt proactief mee over oplossingen.
• Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je past je communicatiestijl moeiteloos aan aan uiteenlopende doelgroepen, waaronder internationale bezoekers en stakeholders.
• Je bent vertrouwd met Microsoft Office-toepassingen zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
• Kennis van CRM-systemen is een pluspunt of je bent bereid je hierin te verdiepen.
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je beschikt over sterke sociale vaardigheden, bent diplomatisch en werkt graag samen met diverse partners.
• Je bent stressbestendig en kan werken met strakke deadlines.
• Je bent bereid om indien nodig 's avonds of uitzonderlijk in het weekend ondersteuning te bieden bij evenementen.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.