Office Manager

Ben jij een organisatorisch talent met sterke communicatieve vaardigheden? Krijg je energie van een afwisselende functie waarin je communicatie, office management, evenementen en managementondersteuning combineert? Dan is deze uitdaging iets voor jou.

Je komt terecht in een internationaal opererende organisatie in een dynamische productieomgeving. Vanuit het hoofdkantoor ondersteun je de dagelijkse werking van de organisatie en draag je bij aan een professionele, efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving. Je bent een belangrijke schakel tussen verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat interne communicatie, evenementen en kantoororganisatie vlot verlopen. Als Office Manager vervul je een brede en afwisselende functie waarin je verantwoordelijk bent voor interne communicatie, office management, eventcoördinatie, marketingondersteuning en de ondersteuning van enkele leden van het executive management. De nadruk ligt op het versterken van de interne communicatie binnen de internationale organisatie en het waarborgen van een consistente interne en externe uitstraling.

Jouw takenpakket:

• Beheren en verder ontwikkelen van het groepsintranet (SharePoint).
• Coördineren en publiceren van intern nieuws, bedrijfsupdates en aankondigingen.
• Ondersteunen van verschillende afdelingen bij het actueel houden van communicatie en content.
• Stimuleren van betrokkenheid en kennisdeling binnen de organisatie.
• Beheren van mailinglijsten in samenwerking met de IT-afdeling.
• Ondersteunen van employer branding en interne communicatiecampagnes.
• Beheren van agenda's en plannen van vergaderingen voor enkele leden van het executive management.
• Voorbereiden van agenda's, presentaties en vergaderdocumentatie.
• Organiseren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten.
• Opstellen van presentaties en managementrapportages.
• Ondersteunen van commerciële communicatie-initiatieven.
• Creëren en publiceren van content voor LinkedIn.
• Coördineren van de uitrol van de groepsbranding.
• Ontwikkelen van presentaties, brochures, banners en andere communicatiematerialen.
• Bewaken van een consistente huisstijl binnen alle vestigingen.
• Organiseren van managementvergaderingen, Town Halls, klantenevents, beurzen en interne workshops.
• Coördineren van locaties, uitnodigingen, catering, budgetten en praktische ondersteuning tijdens evenementen.
• Eerste aanspreekpunt voor het hoofdkantoor.
• Beheren van vergaderruimtes, kantoorbenodigdheden en facilitaire zaken.
• Zorgen voor een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving.

Een hele boterham dus dynamiek en afwisseling verzekerd!

• Bacheloropleiding of gelijkwaardig door relevante ervaring.
• Ervaring binnen office management, communicatie, directieondersteuning of een vergelijkbare coördinerende functie.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Proactieve, hands-on en servicegerichte instelling.
• Je weet moeiteloos meerdere prioriteiten tegelijk te beheren en behoudt het overzicht.
• Goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, PowerPoint en SharePoint.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.