Job Description

Overzicht van de kerntaken: Kernverantwoordelijkheden

1. Dagelijkse Office & Facilitaire Zaken

  • Vergaderzalenbeheer: Controleren van de netheid, en het aanvullen van water, suiker, glazen, kopjes en ander benodigdheden.

  • Koffievoorziening: Bijvullen van koffiecapsules en de waterreservoirs van de koffiemachines in zowel de zalen als de keukens.

  • Keukenbeheer: Vullen van fruitmanden en het opstarten van de afwasmachine (rond 11:00 uur of eerder indien vol).

  • Netheid & Orde (Sluiting): Een opruimronde doen, de afwasmachine opzetten en de 'Clean Desk' policy bewaken (alles opgeborgen in kasten) voordat de schoonmaakploeg arriveert.

2. Onthaal & Communicatie

  • Fysiek Onthaal: Bezoekers ontvangen (die zich eerst beneden melden voor een badge), hen via de parlofoon toegang verlenen en hen vriendelijk verder helpen.

  • Telefonie: Beantwoorden en doorsturen van inkomende telefoons

3. Post & Koeriersdiensten

  • Inkomende Post: De post ophalen bij de bewaking (komt tussen 8:30u en 9:30u)

    • Pakketten binnen het uur na levering beneden ophalen en de medewerker per mail informeren over de ophaling aan de receptie.

  • Uitgaande Post: De post frankeren.

    • Normale post meenemen en in de rode BPOST-brievenbus steken (tussen 15:00u en 16:00u).

    • Aangetekende zendingen persoonlijk afgeven op het postkantoor om een afgiftebewijs te verkrijgen (tussen 15:00u en 16:00u).

  • Administratie: Excellijst 'Appels ventes' aanvullen en sluiten.

4. Catering & Bestellingen

  • Catering: De zaal voorbereiden met de nodige borden, bestek en servetten voor de lunches

  • Bestellingen: De Excelfile 'Leveranciers' raadplegen voor logingegevens en up-to-date informatie.

5. Technisch Beheer & Logistiek

  • Technische Problemen: Contact opnemen met HR. Na goedkeuring van HR de technieker contacteren voor onderhoud of herstelling.

  • Coördinatie: De technieker ontvangen op de dag van afspraak en begeleiden bij de uit te voeren werkzaamheden.

  • Diverse: Het beheer van items zoals defecte lift, badges en lockers opvolgen.

Heb je een aangename telefoonstem en een verzorgd voorkomen?

Kan je vlot overweg met de computer ?

Ben je tweetalig (Nederlands, Frans) en kan je je goed behelpen in het Engels?

Dan ben jij de medewerker die wij zoeken!

Back to all jobs